- Zeit sparen mittels elektronischer Abbildung von Workflows
- Hohe Sicherheit Durch Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
- Ortsunabhängiger Aufruf von Dokumenten
Haben Sie Ihre Dokumente im Griff oder ist es eher umgekehrt?
Jede einzelne Dokumentenablage erfordert neben dem Einsatz von geschultem Personal eine Menge Zeit, Nerven und Geld.
Neben betrieblichen Aspekten müssen juristische Vorgaben berücksichtigt werden.
Betriebliche Herausforderungen
- aufwändige Recherche durch unkoordiniertes Ablegen von Unterlagen und deren Archivierung an verschiedenen Orten
- Bereitstellung von Rechnungen in unterschiedlicher Form (Paper, Mail, Download)
- keine hundertprozentige Sicherheit in klassischen ortsabhängigen Archiven
- stockende Belegflüsse im Unternehmen durch viele manuelle Schritte und hohen Abstimmungsbedarf
Juristische Herausforderungen
GoBD
- Pflicht zur Archivierung von elektronischen Belegen im Original
- Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
- Aufbewahrung steuerrechtlicher Dokumente, die ein Steuerberater nicht archiviert
DSGVO
- Rechtekonzept: Zugriff der Mitarbeiter auf ausschließlich relevante Daten
- Umsetzung von Löschkonzepten: Aufbewahrung von Belegen nur so lange wie betrieblich und gesetzlich vorgeschrieben
Es ist Zeit neu zu denken: Digitalisieren Sie Ihre Dokumentenablage.
ecoDMS ist ein automatisiertes Ablagesystem für alle Branchen. Als weltweit günstigste Archiv-Software bietet es kleinen und mittelständischen Unternehmen eine smarte Lösung, um Dokumente zu scannen, verwalten, archivieren und wiederzufinden.
Am PC, Smartphone oder Tablet – Sie entscheiden, wie Sie Ihre Unterlagen schnell, komfortabel und intelligent ablegen.
Betriebliche Lösungen
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mittels intelligenter Vorlagenerkennung automatisiertes Ablegen von Dateien
- Papierdokumente scannen und archivieren
- Ablage von Verträgen (als PDF) und Vertragsentwürfen (Word Dokument)
- unendliches Speichervolumen
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schneller und ortsunabhängiger Aufruf von Dokumenten inkl. Volltextsuche
- automatische Texterkennung
- Volltextsuche möglich
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hohe Sicherheit durch Speicherung aller Daten ausschließlich am Installationsort
- professionelles Backup-System
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elektronische Abbildung von Workflows für eine transparente und flexible Arbeitsweise
- Nachverfolgung von Genehmigungsprozessen
Betriebliche Lösungen
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Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
- Einhaltung von Abgabefristen
- automatische Speicherung steuerrechtlicher Dokumente
- Erfüllung eines Rechtekonzepts durch vordefinierte Freigabe von Unterlagen ausschließlich für ausgewählte Mitarbeiter
- automatische Löschung von Belegen nach einem ausgewählten Zeitraum nach GoBD und GSDVO
Unterstützung durch Basic Support PLUS
Einführung von ecoDMS
- Einrichtung der Grundstruktur, um Anfangsfehler zu vermeiden
- Bereitstellung der technischen Plattform
- Schulung und Unterstützung Ihrer MitarbeiterInnen
Ihre tägliche Arbeit mit ecoDMS
- Inhaltlicher und technischer Support
- Wartung der Soft- und Hardware
- Beratung hinsichtlich der intensiveren Nutzung durch MitarbeiterInnen
- persönlicher Ansprechpartner und individuelle Betreuung
